SUOMEN GREYHOUNDYHDISTYS RY
JÄSENREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE
Rekisterin nimi
Suomen Greyhoundyhdistys ry:n jäsenrekisteri
Rekisterinpitäjä
Suomen Greyhoundyhdistys ry
Tenholantie 16, 05200 Rajamäki
Yhdistyksen rekisteritunnus: 103.862
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevassa asiassa
Tiina Ylänen p. 040 525 9170
Rekisterin pitämisen peruste
Henkilötietoja käsitellään jäsenyyteen perustuvaan tai muun asiallisen yhteyden perusteella. Rekisteröity antaa henkilötietonsa yhdistykselle hakiessaan yhdistyksen jäseneksi.
Henkilötietojen käsittelyn ja jäsenrekisterin käyttötarkoitus
Rekisteröidyn henkilötietoja käsitellään yhdistyksen jäsentietojen ylläpitämiseen, hoitamiseen, jäsenmaksujen keräämiseen, yhdistyksen tiedottamiseen ja jäsenlehden postittamiseen.
Rekisterin sisältämiä jäsentietoja voidaan käyttää yhdistystiedotteiden jakeluun ja jäsenlehden postittamiseen.
Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä
Henkilöllä on yhdistyksen jäsenyys tai jäsenyyden perustamiseksi on tehty hakemus tai tarjous.
Jäsenrekisterin tietosisältö
Jäsenrekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:
- rekisteröidyn perustiedot, kuten nimi, postiosoite, sähköpostiosoitteet
- jäsenyyteen perustuvaan tai muuhun asiallisen yhteyteen liittyvät tiedot
- laskutukseen tiedot
- tiedot yhdistyksen toimintaan liittyvästä viestinnästä,
- muut yhdistyksen hoitoa kuvaavat tiedot.
- yhdistyksen hallitukseen ja toimikuntiin liittyvät tiedot
Jäsenrekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään jäsenhakemuksen yhteydessä.
Henkilötietoja ei kerätä muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Henkilötietoja luovutetaan;
- jäsenrekisterin muodossa Suomen Vinttikoiraliitto ry:lle kerran vuodessa jäsenmäärän tarkistusta varten
- osoitteiston muodossa valikoidulle painotalolle yhdistyksen lehtijulkaisun postitusta varten
Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Asiakasrekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan hyvää tiedonhallintatapaa ja tietosuojalainsäädännön mukaista huolellisuus- ja suojaamisvelvoitetta.
Käsittelyssä toteutetaan tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä.
Henkilötietoihin pääsy on vain niillä henkilöillä, joiden on yhdistyksen työtehtävissään tarpeellista käsitellä henkilötietoja.
Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Paperimuodossa olevat tiedostot säilytetään lukituissa tiloissa.
Henkilötietojen säilytysaika tai säilytyskriteerit
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta. Jäsenyyden päättyessä henkilötiedot poistetaan tietojärjestelmistä.
Henkilötietojen säilyttämisvelvollisuus voi määräytyä myös lainsäädännön perusteella, esimerkkinä kirjanpidolliset tiedot.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötietonsa. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterin edellä kerrotulle yhteyshenkilölle.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien virheellisten tietojen oikaisua.
Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus poistaa häntä koskevat henkilötiedot rekisteristä sekä pyytää niiden siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.
Mahdolliset erimielisyyden ratkaistaan ensisijaisesti neuvottelemalla rekisteröidyn kanssa. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietojen käsittelyä koskeva asia myös tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi.